Rencontrez votre jumeau de travail : Comment les jumeaux numériques redéfinissent la stratégie en matière de ressources humaines

La question éternelle que se posent les managers du monde entier : Comment savoir si une stratégie que vous avez conçue aboutira au comportement souhaité des employés avant de la mettre en œuvre ? Les entreprises n'ont pas encore trouvé de réponse à cette question dans un environnement de travail en constante évolution. Pour résoudre ce problème, les entreprises ont adapté leurs systèmes RH de manière itérative afin de suivre le rythme des nouvelles générations d'employés. L'une des méthodes les plus remarquables consiste à utiliser des jumeaux numériques.

Tendances actuelles et limites des outils RH

Aujourd'hui, les organisations s'appuient sur toute une gamme d'outils RH pour gérer le recrutement, la formation et le développement de carrière. Ces outils ont permis de rationaliser les processus, mais ils présentent également des limites importantes. Pour l'embauche et le recrutement, les systèmes de suivi des candidatures (ATS) aident à rationaliser le processus de recrutement mais négligent les travailleurs cachés. Le processus utilise des données historiques plutôt que d'évaluer la capacité de croissance ou d'adaptabilité d'un candidat, ce qui conduit les organisations à privilégier l'efficacité au détriment de la précision et à prendre des décisions d'embauche incomplètes.

Lorsque les entreprises forment leurs employés, les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) peinent à les engager de manière significative, car ils ne sont pas adaptés aux styles d'apprentissage individuels ou aux compétences professionnelles. Les retours d'information en temps réel sont également rares, ce qui rend difficile la mesure de la progression de la formation. Pour gérer le développement de carrière, les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) offrent souvent des vues cloisonnées de l'historique et du potentiel d'un employé, ce qui limite les équipes RH dans la prise de décisions proactives en matière de talents. Bien que ces outils aient amélioré l'échelle et l'efficacité, ils manquent de personnalisation, d'intégration et de précision, soulignant le besoin d'une solution dynamique que les jumeaux numériques peuvent apporter.

Les avantages des jumeaux numériques

Les jumeaux numériques peuvent être déployés en simulant des scénarios futurs liés aux changements dans la stratégie et les systèmes de motivation d'une entreprise. Les entreprises tirent trois avantages principaux de leur utilisation :

• Accélération de la prise de décision : Les simulations permettent aux entreprises d'analyser l'efficacité de divers systèmes de motivation (financiers ou non financiers) afin de trouver le juste milieu pour le montant de la prime qui se traduira par une motivation et des performances optimales des employés. Au lieu de réagir en ajustant une stratégie après sa mise en œuvre, les entreprises peuvent adopter une approche proactive pour voir ce qui fonctionnera et ce qui ne fonctionnera pas.
• Amélioration de l'expérience employé : Depuis la pandémie de COVID-19, les entreprises accordent une plus grande importance au bien-être des employés. Les jumeaux numériques aident à prendre des décisions fondées sur des données pour améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et remédier au manque de motivation. L'exécution de scénarios hypothétiques avant la publication des changements montre aux employés que l'entreprise a soigneusement réfléchi à ces changements, ce qui permet de développer des systèmes de motivation que les employés apprécient.
• Amélioration de l'évaluation des performances : L'utilisation de jumeaux numériques pour tester les plans de motivation permet de savoir si les primes sont fortement corrélées à de meilleures performances et si elles conduisent aux traits de caractère et aux comportements souhaités. Les simulations peuvent mettre en évidence les pièges d'un changement de stratégie spécifique, ce qui permet aux entreprises d'adapter et de réviser les changements avant leur mise en œuvre dans le monde réel.

Les défis des jumeaux numériques

L'intégration de la simulation de scénarios hypothétiques introduit des défis importants en matière de confidentialité, de légalité et d'éthique.

La collecte continue de données sur les employés pose des problèmes de confidentialité et de sécurité en raison de la sensibilité des informations reproduites numériquement. En l'absence de mesures de protection des données, celles des employés peuvent être vulnérables aux violations et à l'usurpation d'identité par le biais d'attaques par rançongiciel (ransomware). La collecte massive de données dans des bases de données en nuage peut entraîner des cyberattaques, en particulier lorsqu'elles sont recueillies sans consentement explicite.

Sur le plan juridique, en vertu de la loi canadienne sur la protection des renseignements personnels (LPRPDE), les entreprises sont tenues d'établir un programme de suivi pour contrôler les mécanismes de consentement et l'anonymisation des données. Cela constitue un défi pour les jumeaux numériques car leur nature même exige des liens avec des employés identifiables sur le lieu de travail.

Sur le plan éthique, le suivi des données comportementales telles que les styles de communication et les routines de travail peut donner aux employés le sentiment d'être constamment surveillés. Cette surveillance réduit la confiance envers les employeurs et peut saper la pratique éthique de l'autonomie. De plus, le recours à des données historiques, telles que les évaluations de performances et les promotions passées, peut intrinsèquement introduire des biais, ce qui oblige les organisations à effectuer des audits réguliers pour garantir l'équité.

Les exigences de mise en œuvre

Lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre la technologie des jumeaux numériques, quatre composants sont nécessaires : un système physique (l'employé), un système virtuel (la représentation virtuelle), des données de système, et une interface de communication pour l'échange de données.

L'objectif du jumeau numérique déterminera les types de données à collecter. Certains jumeaux dotés d'IA sont conçus pour simuler des comportements afin de fournir des informations sur des situations précises, en identifiant des objectifs tels que la surveillance des charges de travail, la prédiction des envies de départ et la suggestion des formations nécessaires. Les calendriers des employés peuvent être collectés lors de l'évaluation de la charge de travail, tandis que les enquêtes et les évaluations de performance peuvent être utilisées pour évaluer l'état de rétention et personnaliser les programmes de formation. Les organisations peuvent développer ces systèmes en interne ou les externaliser vers des plateformes comme ServiceNow et Delve.Ai.

Étude de cas : Les jumeaux numériques en action (Zensar)

Zensar, une entreprise de solutions technologiques, a créé une plateforme de jumeaux numériques pour aider les entreprises dans la planification stratégique des effectifs. La plateforme utilise des données RH en temps réel, notamment les compétences, la disponibilité et les résultats de performance, pour optimiser l'allocation des ressources. Ces données simulent des situations par le biais de la « Simulation prospective » pour prédire les performances en fonction des conditions actuelles, et de la « Simulation inversée » pour estimer les étapes requises pour atteindre un objectif.

Les clients de Zensar ont signalé plusieurs avantages découlant de ces simulations :

• Optimisation de l'allocation des ressources : Remplacement des processus manuels fastidieux par des recommandations basées sur les données, ce qui a réduit les retards dans l'achèvement des projets.
• Amélioration des expériences : Les employés apprécient d'être affectés à des projets significatifs qui correspondent à leurs compétences et à leurs aspirations professionnelles, tandis que les clients apprécient de recevoir un service optimal.
• Recrutement proactif : Les clients peuvent prévoir les futurs déficits de compétences et les besoins en ressources plutôt que de se précipiter lorsque les performances ne sont pas optimales.
• Efficacité des données : La plateforme permet à l'équipe RH d'exécuter plusieurs simulations simultanément, ce qui facilite l'analyse des données.

Dans l'ensemble, les principaux avantages signalés par les clients sont la rapidité opérationnelle, la rentabilité et la flexibilité stratégique.

Conclusion et perspectives d'avenir

Les entreprises qui souhaitent capitaliser sur les vastes capacités de l'information axée sur les données ont la possibilité de s'adapter à un environnement de travail en évolution rapide grâce aux jumeaux numériques. Les entreprises qui reconnaissent l'immense potentiel des jumeaux numériques seront en mesure de concevoir de meilleures stratégies pour les employés, en accord avec les objectifs de l'entreprise.